Servicefirmen benötigen oft eine Organisationssoftware in einer Version, die man als "mandantenfähig" bezeichnet. Sowohl die Verwaltung von Inventar als auch die Abwicklung von Arbeitsaufträgen und die Handhabung aller Informationsflüsse ist als Funktion einer Kunden-Nr., einer Kundenadresse zu organisieren und in einem zentralen System zu erfassen. Diese Firmen, ebenso wie Produktentwickler im Kundenauftrag pflegen eine ausgeprägte Kommunikation mit ihren Kunden. Unsere Organisationssoftware bietet im Sinne einer Callcenter-Funktion einen Modul zur schnellen Erfassung eingehender Information an. Im Mittelpunkt steht die Entgegennahme von Anrufen, eine erste Zuordnung und dann die Weiterleitung an die zuständigen Bearbeiter oder Stellen im eigenen Haus. Auch Teams großer Firmen nutzen die Mandantenfähigkeit von MService, um interne Kommunikation explizit und professionell zu steuern.
Eine eintreffende Information bezieht sich immer auf eine spezielle Thematik. Diese Thematik kann in den Modulen von MService bereits grundsätzlich erfasst sein - sie wird nun um eine weitere, aktuelle Information erweitert. Entsprechend werden eingehende Anrufe mit Kundenwünschen, Maschinen, Wartungsplänen, Serviceaufträgen, Fertigungsaufträgen, Produkten, usw. verknüpft. Dadurch sind sie strukturiert und einer Thematik zugeordnet. Mit den Einträgen in die Felder "Name Rückrufer" und "Bearbeiter" sind explizit Kolleg(inn)en benannt, die für die Organisation und Koordination von Reaktionen, folgenden Schritten und Maßnahmen zuständig sind.
Potentielle Rückrufer und Bearbeiter werden die aktuellen Anrufe regelmäßig scannen und prüfen, ob für sie Arbeit ansteht. Der Lebensweg eines Anrufes wird über einen "Anrufstatus" geführt. Dieser beginnt mit "Anruf findet gerade statt" und endet mit "erledigt".
Trägt man im Suchfeld "Bearbeiter" den eigenen Namen ein, dann ist mit der Trefferliste der persönliche Handlungsbedarf aufgelistet. Unterschiedliche Farben und automatisch angepasste Sortierungen erleichtern die Einordnung einzelner Anrufe. Niedrige Stati stehen in der Trefferliste immer oben. Die zuschaltbare Funktion "Monitoring" baut die Trefferliste alle zehn Sekunden neu auf - eine Veränderung ist sofort zu erkennen.
Anrufe werden bestimmten Themen bzw. Datensätzen in MService zugeordnet - sie ergänzen die peripheren Daten. Durch die Portalfunktion ist bei jedem verknüpften Datensatz in anderen MService-Modulen sofort sichtbar, dass im Zusammenhang stehende aktuelle Anrufe oder Kontakte in MService erfasst sind.
Anrufe werden gerne selektiert und ausgewertet - sie stellen als Grundlage für interne Entscheidungen oft die Sicht der Kunden dar. Für die Selektion von Anrufen stehen in unserer Software sämtliche zugeschalteten Datenbankfelder dieses Moduls zur Verfügung. Eine Selektion wird in MService unterstützt durch Wertetabellen, Fragezeichenfunktion, Nummernsuchmodus, Expansionen, Hinweise und eine kleine Definitionssprache mit drei Zeichen. Auch eine Definition von Selektionen durch eine direkte Eingabe von sog. Filterkriterien in der Programmiersprache DBase ist möglich.
Ist die gewünschte Untermenge an Anrufen definiert, dann stehen in unserer Organisationssoftware einige sehr komfortable Funktionen zur Verfügung. Jede Auswertung bezieht sich im Selektionsmenü dann auf die im Filter liegenden Datensätze. Die Selektionsdefinition kann gespeichert werden, die Sätze können gezählt, exportiert und en bloc verändert werden. Es kann eine Trefferliste ausgegeben werden, es können aber auch alle Sätze nacheinander in einer Arbeitsliste abgearbeitet werden. An höheren Funktionen stehen eine mathematische Statistik und die Ausgabe von Balkendiagrammen zur Verfügung. Insbesondere mit der Funktion "Balkendiagramme" lassen sich sehr schnell Auswertungen optisch und informativ eindrucksvoll darstellen. Bestimmte, vom Bediener in Definitionen festgelegte Formulare oder Listen, können mit Inhalten aus den Feldern der Datensätze gefüllt und einzeln oder im Stapellauf auf Papier gedruckt oder in eine Datei ausgegeben werden. Auch der Export der selektierten Daten in eine Excel-Datei ist möglich. Damit stehen auch die vielfältigen technischen Möglichkeiten dieses Werkzeugs zur Verfügung.
