Der workflow beginnt mit der Zuordnung an einen Durchführer und dem Eintrag "Auftrag geprüft, Termin fixiert" in das Feld Status. Die notwendigen Informationen bezieht der Durchführer entweder direkt aus unserer Software, oder er erhält einen auf Papier gedruckten Auftrag. Das Drucken von offenen Aufträgen, z.B. für die kommende Woche, kann einzeln oder auch im Stapellauf erfolgen. Der Durchführer pflegt - bei Besonderheiten - den Status, meldet Ergebnisse und die Erledigung des Auftrages.
Im Artikelkatalog ist eingetragen, welcher Lagermindestbestand bei einem Artikel einzuhalten ist. Mit dieser Information ist MService in der Lage, bei Entnahmen, Reservierungen, Umtäuschen oder Rückgaben von Teilen jeweils den gewünschten Vorrat einzuhalten. Der Lebensweg von Teilen wird über das Feld "Status" geführt. Bei einem geplanten Teileverbau bucht MService automatisch die verknüpften Teile auf den richtigen Status. Je nach Lagersituation wird reserviert und gegebenenfalls eine Bestellung angefordert. Mit der Rückmeldung eines Auftrages bekommen ausgebaute Teile z.B. den Status "ausgemustert" oder "in Reparatur". Reservierte Teile, die für den Auftrag reserviert waren, werden automatisch als "eingebaut" umgebucht.
Datentechnisch entfernt eine Rückmeldung einen Arbeitsauftrag aus der Menge der offenen Aufträge. Bei diesem Vorgang führt MService verschiedene Prüfungen durch und bucht gegebenenfalls verbaute Teile auf die neuen Stati. Aufträge können auch - sofern eine explizite Prüfung nicht erforderlich ist - über eine sogenannte Sammelrückmeldung en bloc als erledigt verbucht werden, sofern die Erlaubnis dazu am Auftrag selbst bzw. im Arbeitsplan vermerkt ist.
Bei der Verwaltung von Teilen wird zwischen Großteilen und Kleinteilen unterschieden. Während Großteile jedes für sich in einem Datensatz erfasst sind, werden Kleinteile in Behältern zusammengefasst und über Stückzahlen verwaltet. Für Lagereingang und Lagerausgang enthält unsere Organisationssoftware eigene, spezielle Routinen. Der Teilebedarf ergibt sich aus der Vorbereitung von Aufträgen, bei denen Teile verbaut werden. Er wird als sogenannte Einkaufsliste an den Einkauf bzw. an das Warenwirtschaftssystem gemeldet. Ob ein Teil logisch dem Lagermanagement zugeordnet ist, oder ob es als eingebautes Teil zu einer Maschine gehört, ergibt sich aus dem Status und den bestehenden Verknüpfungen.
Die Bedienoberfläche von MService kann vom Anwender selbst in 32 Sprachen übersetzt werden. Entsprechend kann ein MService-Anwender auch die von uns als Hersteller vergebenen Feldnamen, Meldungen und Hinweise an die eigenen sprachlichen Gebräuche anpassen und Dialekte einbringen. Auch der Datenbestand in MService kann in mehrere Sprachen übesetzt und in bis zu fünf verschiedenen Installationen simultan bearbeitet werden. Entsprechend ist ein gleichzeitiger Betrieb mit Anwendern unterschiedlicher Muttersprache möglich.
Mit der Abwicklung von Aufträgen baut sich eine Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen dadurch auf, dass erledigte Aufträge bzw. die als "erledigt" markierten Datensätze im Datenbestand auf Dauer erhalten bleiben. Es entsteht dynamisch wachsend eine auswertbare historische Daten- und Informationssammlung. Entsprechend sind beispielsweise die Stationen umgesetzter Objekte aus einer Auftragshistorie dieser Art zu entnehmen. Die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Verordnungen, Anleitungen und Anweisungen kann aus der Auftragshistorie heraus nachgewiesen werden.
